PROTOKÓŁ Z PRZEBIEGU I TECHNIKI KONSULTACYJNEJ

W FORMIE SPACERU BADAWCZEGO

1. Podstawa prawna przeprowadzenia konsultacji

Konsultacje przeprowadzone zostały zgodnie z Zarządzeniem nr 286/21 Burmistrza Miasta Siemiatycze z dnia 10 marca 2021 r. w sprawie przeprowadzenia konsultacji społecznych dotyczących opracowania projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego części miasta Siemiatycze przy ul. Plażowej oraz na podstawie uchwały Nr X/47/15 Rady Miasta Siemiatycze z dnia 12 czerwca 2015 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami miasta (Dz.Urz. Woj. Podl. poz. 2238 i poz. 2247).

2. Przedmiot konsultacji

Przedmiotem konsultacji był projekt miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego części miasta Siemiatycze przy ul. Plażowej, którego granice zostały określone w uchwale Nr XV/106/20 Rady Miasta Siemiatycze z dnia 19 lutego 2020 r. w sprawie przystąpienia do sporządzenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego części Miasta Siemiatycze przy ul. Plażowej ze zmianą uchwałą Nr XVIII/112/20 Rady Miasta Siemiatycze z dnia 8 czerwca 2020 r.

3. Termin i cel przeprowadzenia konsultacji

Celem konsultacji było:

1. dotarcie do jak najszerszej grupy mieszkańców zainteresowanych ustaleniami przyszłego planu zagospodarowania z informacją o możliwości realnego wpływu na sposób zagospodarowania tego terenu poprzez aktywne uczestnictwo w procesie planistycznym;
2. przekazanie w sposób dostępny i zrozumiały informacji dotyczących mocnych i słabych stron obszaru objętego opracowaniem, jego walorów i potencjału, kierując się zasadą obiektywizmu i profesjonalizmu;
3. przedstawienie zainteresowanym wymaganych rozstrzygnięć w formie koncepcji planu, wskazując w szczególności:

1. 1. możliwość wykorzystania terenów położonych nad zbiornikami wodnymi do rozwoju turystyki i rekreacji,
   2. racjonalność utrzymania naturalnego ukształtowania terenu i wyważonej ingerencji w otaczające lasy,
   3. zasadność zaspokojenia potrzeb właścicieli i użytkowników nieruchomości w zakresie niezbędnego uzupełnienia istniejącej zabudowy mieszkaniowej jednorodzinnej,
   4. konieczność ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego w tym jednoznacznego przebiegu ul. Plażowej;

4. wspólne wypracowanie kształtu planu miejscowego, wyznaczenie terenów przeznaczonych pod układ komunikacyjny, pod zabudowę mieszkaniową jednorodzinną i obiekty turystyczno-rekreacyjne, jak też wskazanie terenów wolnych od zabudowy;
5. przedstawienie mieszkańcom miasta instrumentu umożliwiającego realny wpływ na świadome kreowanie otaczającej przestrzeni publicznej, wskazanie korzyści z zaangażowania w proces planistyczny.

Konsultacje trwały od 25 marca do 31 maja 2021 roku.

4. Tryb przeprowadzenia konsultacji

Konsultacje społeczne zostały ogłoszone Zarządzeniem Nr 286/21 Burmistrza Miasta Siemiatycze z dnia 10 marca 2021 r. w sprawie przeprowadzenia konsultacji społecznych dotyczących opracowania projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego części miasta Siemiatycze przy ul. Plażowej, które zostało zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Siemiatycze w zakładce Konsultacje społeczne, przyjętej jako główny kanał informacyjny prowadzonych konsultacji. Termin przeprowadzenia konsultacji został ustalony od 25 marca do 30 kwietnia 2021 r.

W dniu 25 marca 2021 roku na BIP-ie oraz na stronie internetowej Urzędu Miasta Siemiatycze https://siemiatycze.eu/pl (przejdź do strony Miasta Siemiatycze) w zakładce Aktualności zostało opublikowane Zaproszenie Burmistrza Miasta Siemiatycze do wzięcia udziału w konsultacjach ze wskazaniem terminu udostępnienia ankiety online w ramach techniki konsultacyjnej E-konsultacje od 25 marca do 30 kwietnia 2021 r. oraz terminów przeprowadzenia bezpośrednich technik konsultacyjnych - Spaceru badawczego w dniu 17 kwietnia 2021 r. i warsztatu pn. Grupy robocze w tym zespoły eksperckie – w dniu 26 kwietnia 2021 r. Ustalone zostały również terminy i sposób dokonywania zgłoszeń do uczestnictwa w warsztatach konsultacyjnych, przyjmowanych telefonicznie i za pośrednictwem e-maila Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., z zaznaczeniem zapotrzebowania na dowóz dla osób ze szczególnymi potrzebami. Jednakże w związku z wydłużeniem obostrzeń związanych z trzecią falą pandemii do 18 kwietnia 2021 r. niemożliwa stała się realizacja spaceru badawczego w tym terminie. Z uwagi na powyższe i perspektywę dalszego przedłużenia obostrzeń do „majówki” termin Spaceru został wyznaczony na dzień 8 maja 2021 r., zaś warsztatu Grupy robocze na 17 maja 2021 r. Z uwagi na przewidzianą wcześniej możliwość udostępnienia ankiety konsultacyjnej w formie papierowej podczas spotkań konsultacyjnych – termin udostępnienia ankiety online został również przedłużony do 17 kwietnia. Automatycznie wydłużeniu uległy też terminy dokonywania zgłoszeń do uczestnictwa w technikach bezpośrednich – do 5 maja na Spacer badawczy oraz do 10 maja na warsztat Grupy robocze w tym zespoły eksperckie. Zaproszenie z weryfikacją terminów zostało zamieszczone w dniu 9 kwietnia 2021 r. w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Miasta Siemiatycze. Informacja o konsultacjach została rozpowszechniona za pomocą lokalnych mediów: czasopisma Kurier Podlaski – Głos Siemiatycz oraz Siemiatyckiego Informatora Miejskiego, poprzez wywieszenie plakatów w miejscach ogólnodostępnych i łatwo widocznych, mianowicie: podświetlanej tablicy informacyjnej przed wejściem głównym do budynku Urzędu Miasta oraz przy okienkach: kasowym i podawczym w budynku Urzędu, na słupach informacyjnych w pobliżu obszaru objętego planem: przy ul. Sportowej i Słowiczej. Ponadto dystrybuowane były ulotki i broszury. Materiały rozniesione zostały mieszkańcom ul. Plażowej, przesyłane drogą mailową oraz dołączone do zaproszeń przesłanych do instytucji, organów i firm, w tym miejskich i powiatowych, szkół, przedszkoli, lokalnych parafii, organizacji pozarządowych, rad osiedlowych oraz właścicieli gruntów, np. Wspólnoty Leśno-Gruntowej Miasta Siemiatycze „Dębitka i inne”, PATER FIRMY oraz komornika sądowego w stosunku do terenu z rozpoczętą budową hotelu.

Informacja o konsultacjach wraz ze zdjęciami i filmami wykonanymi, zakupionym w ramach grantu - dronem, a następnie film informacyjny wytworzony na bazie tych materiałów, wyświetlane były na 3 ekranach TV (zakupionych ze środków pozyskanych z tegoż projektu) umieszczonych w budynku Urzędu Miasta Siemiatycze przy ul. Pałacowej, w miejscach największego przepływu mieszkańców tj. przy okienku kasowym i podawczym oraz na korytarzu I piętra. Ekran na stojaku ustawiony był w sali konferencyjnej Urzędu oraz w trakcie prowadzonych warsztatów konsultacyjnych, zarówno w obszarze opracowania planu w czasie Spaceru badawczego jak i sali SOK–u podczas warsztatu pn. Grupy robocze w tym zespoły eksperckie. Ekrany TV zostały generalnie wykorzystane do wyświetlania ogłoszenia o konsultacjach, materiałów merytorycznych i poglądowych oraz posłużą do poinformowania mieszkańców o wynikach konsultacji. Przy realizacji techniki Grupy robocze w tym zespoły eksperckie wyświetlane były mapy terenu sporządzone na podstawie zdjęć lotniczych oraz na bieżąco pojawiały się informacje o przebiegu konsultacji. Przy realizacji Metody konsultacji elektronicznych E - konsultacje na ekranach TV były wyświetlane materiały merytoryczne oraz instrukcja wypełniania ankiety. Przy realizacji techniki Spacer badawczy ekrany zostały wykorzystane do wyświetlania podsumowania - najciekawsze zdjęcia cały czas prezentowane są na wszystkich ekranach.

Film informacyjny został również zamieszczony na koncie YouTube Miasta Siemiatycze. Do rozpowszechnienia informacji o konsultacjach wykorzystany został również System Informacyjny SMS Miasta Siemiatycze oraz portal społecznościowy Facebook - poprzez publikację na koncie prywatnym Burmistrza Miasta Siemiatycze.

Niestety z uwagi na obowiązujący w dacie 8 maja reżim sanitarny niemożliwe stało się przeprowadzenie tej techniki bezpośredniej zgodnie z przyjętym harmonogramem. Burmistrz Miasta Siemiatycze w dniu 7 maja 2021 r. poprzez publikację ogłoszeń na BIP-ie i stronie internetowej Urzędu Miasta poinformował o zmianie terminów technik bezpośrednich, a także wydłużeniu terminu udostępnienia ankiety w ramach techniki konsultacyjnej E - konsultacje do 31 maja 2021 r., wyznaczając 22 maja na datę przeprowadzenia Spaceru badawczego, zaś 31 maja 2021 r. – na realizację warsztatu Grupy robocze w tym zespoły eksperckie. Automatycznie wydłużeniu uległ termin dokonywania zgłoszeń na drugie w kolejności spotkanie konsultacyjne do 24 maja 2021 r. Natomiast mając na względzie, że minął termin zapisów do udziału w Spacerze badawczym, a tym samym zgromadzona została baza danych do kontaktu - w dniu 7 maja mailowo lub telefonicznie poinformowano wszystkie osoby zainteresowane o zmianie daty warsztatu. Nadmienić należy, że zgłoszenia po terminie były również akceptowane i przyjmowane. Ogłoszenie na obu stronach internetowych ponowione zostało na 2 dni przed datą Spaceru badawczego wraz z udostępnieniem Książki spaceru badawczego, z przypomnieniem o wciąż aktualnej możliwości dokonywania zgłoszeń na warsztat Grupy robocze oraz wyrażenia swoich opinii i rekomendacji poprzez wypełnienie ankiety online.

Opracowanie materiałów informacyjnych na potrzeby procesu konsultacji (ogłoszenie w prasie, projekty graficzne plakatu, ulotki, broszury, film informacyjny) zostało sfinansowane ze środków pozyskanych z projektu. Do wydruku materiałów informacyjnych użyto zakupionej z grantu drukarki. Materiały informacyjne i poglądowe, w tym: ortofotompa sporządzona przez przeszkolonych w ramach grantu pracowników, na podstawie zdjęć lotniczych wykonanych z pokładu, zakupionego na potrzeby realizacji projektu - drona, geotagowana galeria zdjęć obszaru konsultowanego dokumentu, mapy, broszura informacyjna, treść ulotki dostępne były zarówno na stronie BIP, jak też na stronie internetowej Miasta.

Na BIP-ie zamieszczone zostały również linki do filmów informacyjnych, wykonanych na podstawie materiałów pozyskanych z pokładu, zakupionego w ramach grantu, drona.

Ponadto na stronie internetowej i stronie BIP Urzędu Miasta, jak też w siedzibie Urzędu oraz podczas spotkań udostępniony był druk formularza konsultacji społecznych, umożliwiający i ułatwiający mieszkańcom złożenie uwag i wniosków. Uwagi i wnioski przyjmowane były również w formie podań złożonych na dziennik i drogą mailową.

5. Przebieg konsultacji

Spacer badawczy z udziałem eksperta z dziedziny planowania przestrzennego i moderatora, sfinansowanych ze środków grantu, oraz przedstawicieli Urzędu Miasta – w tym: gospodarza konsultacji – Burmistrza Miasta Siemiatycze, odbył się zgodnie z planem w dniu 22 maja 2021 r.

W spacerze łącznie z przedstawicielami Miasta Siemiatycze, jako organizatora konsultacji, wzięły udział 34 osoby, w tym: mieszkańcy ul. Plażowej, właściciele nieruchomości leżących na terenie objętym projektem planu, przedstawiciele organizacji pozarządowych, lokalni przedsiębiorcy i potencjalni inwestorzy, radni miejscy, przedstawiciele rad osiedlowych oraz inni użytkowni przestrzeni. Wszyscy obecni zgłosili swój udział drogą mailową lub telefoniczną, chociaż w trakcie spotkania pojawił się i został zaproszony do grupy dodatkowo jeden z właścicieli nieruchomości przy ul. Plażowej, którego zainteresowało zgromadzenie.

Spacer rozpoczął się w wyznaczonym miejscu, tj. na parkingu miejskim przy Stacji Uzdatniania Wody na ulicy Sportowej o godz. 10.00. Osobom ze szczególnymi potrzebami umożliwiony został dowóz na miejsce spotkania (za pomocą środków grantowych). Na wstępie uczestnikom spotkania wręczono materiały informacyjne, merytoryczne i poglądowe wraz z przygotowaną Książką spaceru badawczego, wykonane ze środków grantu, m.in. z wykorzystaniem zdjęć z drona. Na miejscu zbiórki dostępna była woda, w którą mógł się zaopatrzyć każdy zainteresowany przed rozpoczęciem spaceru. Uczestnicy podpisali listę obecności wraz z oświadczeniem o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną.

Zgodnie ze sprawdzonym wcześniej i wyznaczonym przebiegiem trasy spaceru przewidziano 9 zagadnień do omówienia w ramach warsztatu. Grupa zatrzymywała się w poszczególnych punktach, których dotyczyły pytania konsultacyjne, by dyskutować i dzielić się pomysłami związanymi z danym miejscem. Przygotowany przewodnik spaceru w formie broszury – książka spaceru badawczego, którą otrzymał każdy z uczestników ułatwiała zorientowanie się w miejscach i problematyce z nimi związanej. Przygotowane zagadnienia dotykały zarówno tematów będących przedmiotem zainteresowania właścicieli nieruchomości położonych w obszarze objętym projektem planu, jak też zagadnień o charakterze ogólnym – dotyczących wszystkich użytkowników przestrzeni.

Bezpośrednie doświadczenie z danego miejsca sprawiało, że dyskusja była ożywiona, w wielu miejscach także sporna. Szczegółowe komentarze i wnioski z dyskusji w tabeli poniżej.

Spacer trwał prawie dwie godziny, udało się przejść całą zaplanowaną trasę. Miejsca trudno dostępne uczestnicy mogli obejrzeć z perspektywy drona poprzez przeniesienie obrazu na ekran TV (zakupiony w ramach grantu). Dotyczyło to lasu po przeciwnej stronie Zalewu III, w stosunku do punku zatrzymania, gdzie poddana została pod dyskusję lokalizacja parku linowego oraz lasu za wiatą rekreacyjną proponowanego do udostępnienia na pola biwakowe i campingi. Spacer prowadzony był przez moderatora, który zachęcał do zgłaszania uwag, zadawania pytań, wnoszenia propozycji. W dyskusji brała udział większość obecnych, choć przy tak dużej frekwencji i tej formule konsultacji nie wszyscy zabrali głos publicznie. Merytorycznym głosem w dyskusji była ekspert z dziedziny planowania przestrzennego, która na bieżąco starała się odpowiadać na pytania i uwagi uczestników spaceru. W sposób dostępny i zrozumiały informowała o mocnych i słabych stronach obszaru objętego opracowaniem, zwracając uwagę na jego walory i potencjał.

Wśród uczestników przeprowadzona została ankieta ewaluacyjna, a na koniec odbył się wspólny poczęstunek z gorącą herbatą i kiełbaskami urządzony w wiacie rekreacyjnej na tzw. Cyplu. Uczestnicy na koniec mieli też możliwość indywidualnego udzielenia odpowiedzi na pytania zadawane w trakcie spaceru.

To była szansa na to, by „usłyszeć” także tych uczestników wydarzenia, którzy nie wykorzystali przestrzeni do rozmowy publicznie, a swoje zdanie mogli w bezpieczny i anonimowy sposób wyrazić pisemnie. Wyniki tego badania poniżej w tabeli.

Dziesiąte pytanie w ww. ankiecie dotyczyło informacji o posiadaniu lub nie nieruchomości w obszarze opracowania planu. Weryfikowało ono w pewien sposób grupy zainteresowania i znajdowało odzwierciedlenie w odpowiedziach na najbardziej kontrowersyjne pytania w zakresie przeznaczenia terenu niezabudowanego przy ul. Plażowej i przejścia pieszego od ul. Plażowej do linii brzegowej Zalewu III. Za usługami turystycznymi na przedmiotowym terenie niezabudowanym, ewentualnie zakazem jego zabudowy wypowiedzieli się wyłącznie uczestnicy nieposiadający nieruchomości na tym terenie, natomiast wszyscy właściciele działek optowali za zabudową mieszkaniową jednorodzinną, z uwagą w jednej z ankiet o max. zmniejszeniu odległości linii zabudowy. Wszyscy użytkownicy przestrzeni nieposiadający nieruchomości w tym rejonie byli za urządzeniem przejścia pieszego do linii brzegowej Zalewu III, natomiast wśród właścicieli nieruchomości głosy były podzielone, co wskazuje na sprzeciw głównie właścicieli działek, które mogą być brane pod uwagę do lokalizacji tego ciągu komunikacyjnego.

Wszystkie zgłoszone opinie zostaną przeanalizowane przy sporządzaniu koncepcji planu zagospodarowania przestrzennego, jednakże z rekomendacją przyjęcia rozwiązań, za którymi wypowiedziało się najwięcej osób.

W załączeniu linki do Książki spaceru badawczego, (jako załącznika) oraz artykułu na stronie internetowej Miasta Siemiatycze z fotorelacją z przeprowadzonego spaceru:

http://bip.um.siemiatycze.wrotapodlasia.pl/konsultacjespoleczne/poglebione_konsultacje_spoleczne_ul_plazowej/spacer-badawczy---ogloszenie.html (przejdź do BIP)

https://siemiatycze.eu/pl/aktualnosci/item/6379-spacer-badawczy-2021-05-22.html (przejdź do strony Miasta Siemiatycze)

Niniejszy protokół podlega:

• podaniu do publicznej wiadomości na stronie BIP, stronie internetowej Miasta Siemiatycze, drogą korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, na tablicach informacyjnych oraz poprzez prezentację na wewnętrznych ekranach TV
• przekazaniu do projektanta
• przekazaniu do Grantodawcy.

Siemiatycze, 22 czerwca 2021 r.

Hanna Czmut
/podpis Koordynatora zespołu zadaniowego/

Zatwierdzam

BURMISTRZ
mgr Piotr Siniakowicz

22 czerwca 2021 r.