Burmistrz Miasta Siemiatycze
ogłasza otwarty konkurs ofert
na wsparcie realizacji programów związanych z organizacją wypoczynku letniego dzieci i młodzieży z uwzględnieniem działań z zakresu
profilaktyki uzależnień w 2024 r.

 Konkurs jest adresowany do organizacji, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 571).

1. Rodzaj zadania: działalność na rzecz dzieci i młodzieży poprzez organizację wypoczynku dzieci i młodzieży oraz przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym.

2. Opis potrzeb realizacji zadania, celów oraz rezultatów zadania publicznego:

Opis potrzeb:

Różnorodne, innowacyjne i atrakcyjne dla odbiorców formy spędzania czasu wolnego mają na celu wskazanie i promowanie alternatywnych metod spędzania czasu wolnego bez uzależnień. Okres wakacji jest czasem, kiedy młodzież podejmuje ryzykowne zachowania i eksperymentuje z różnorodnymi używkami- zorganizowanie im czasu, wskazanie nowych form aktywności oraz wparcie i opieka wykwalifikowanej kadry może uchronić przed niebezpiecznymi zachowaniami. Podjęcie tematów z zakresu profilaktyki uzależnień podczas wakacyjnego wypoczynku daje możliwość dotarcia do dużej liczby odbiorców i podniesienia ich wiedzy w tym zakresie.

Cele:

Organizacja wypoczynku dzieci i młodzieży z uwzględnieniem działań z zakresu profilaktyki uzależnień oraz organizacja 1 wydarzenia otwartego dla mieszkańców miasta odbywającego się w miesiącach lipiec- sierpień w mieście Siemiatycze promującego zdrowy styl życia oraz działalność statutową organizacji.

Oczekiwane rezultaty:

- zorganizowanie wydarzenia wskazującego różnorodne formy spędzania czasu wolnego

- podniesienie poziomu wiedzy młodych mieszkańców miasta związanej ze szkodliwością stosowania substancji psychoaktywnych co najmniej 20 osób,

- udział min. 20 osób w działaniach profilaktyki uzależnień

3. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania: 30.000 zł.

4. Termin i warunki składania ofert: Oferty, zgodnie ze wzorem określonym Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24  października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 2057), należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Konkurs na wsparcie realizacji programów związanych z organizacją wypoczynku dzieci i młodzieży z uwzględnieniem działań z zakresu profilaktyki uzależnień” osobiście w godzinach pracy Urzędu Miasta Siemiatycze w okienku podawczym lub przesłać na adres: Urząd Miasta Siemiatycze ul. Pałacowa 2, 17-300 Siemiatycze w nieprzekraczalnym terminie do 27 marca 2024 r. (decyduje data wpływu). Oferty sporządzone wadliwie lub niekompletne co do zestawu dokumentów lub informacji oraz złożone po terminie pozostają bez rozpatrzenia.

Oferta winna zawierać dodatkowe informacje dotyczące rezultatów zadania publicznego.

Do oferty należy dołączyć następujące dokumenty:

- w przypadku innego sposobu reprezentacji podmiotu składającego ofertę niż wynikający z KRS lub innego właściwego rejestru - dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta (-ów).

- statut podmiotu

Prosimy o niepodawanie danych osobowych w ofercie (imion i nazwisk) osób realizujących zadanie.

W przypadku składania kopii wymaganych dokumentów, każda strona dokumentu powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu zgodnie z wpisem w KRS lub innym dokumentem potwierdzającym status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących.

5. Termin realizacji zadania: lipiec-sierpień 2024 r.

6. Warunki realizacji zadania:

• przez wypoczynek należy rozumieć wypoczynek organizowany dla dzieci i młodzież z terenu miasta Siemiatycze w celach rekreacyjno - sportowych lub regeneracji sił fizycznych i psychicznych, połączony ze szkoleniem lub pogłębianiem wiedzy, rozwijaniem zainteresowań, uzdolnień lub kompetencji społecznych dzieci i młodzieży, trwający nieprzerwanie co najmniej 2 dni, w czasie ferii letnich, w kraju lub za granicą, w szczególności w formie kolonii, półkolonii, obozów i biwaków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
• zorganizowanie co najmniej 1 wydarzenia otwartego dla mieszkańców miasta podczas wakacyjnych miesięcy (lipiec- sierpień) na terenie miasta Siemiatycze
• wnioskowana maksymalna kwota dotacji na wsparcie realizacji zadania nie może przekroczyć 80% kosztów finansowych realizacji całości zadania, przy założeniu, że:
  - oferent ma obowiązek wniesienia wkładu własnego w wysokości co najmniej 20% całkowitego kosztu zadania, z czego wkład finansowy musi wynieść co najmniej 10% wartości zadania,
  - wkład własny może być wniesiony w całości ze środków finansowych (środki własne, inne źródła finansowania, opłaty adresatów zadania) lub ze środków finansowych i wkładu niefinansowego, w proporcjach wymienionych w pkt 1,
  - wkład niefinansowy może stanowić wkład osobowy – nieodpłatna, dobrowolna praca, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków organizacji.;
• stawki godzinowe do wyceny wkładu osobowego są określone w następujący sposób:

- w przypadku prac administracyjnych i pomocniczych: 29 zł/godz.,

- w przypadku prac specjalistów: maksymalnie 50 zł/godz.,

• zadanie powinno być realizowane z najwyższą starannością, zgodnie z zawartą umową oraz z obowiązującymi standardami i przepisami;
• dopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów, tj. między kosztami realizacji działań a kosztami administracyjnymi o ile nie nastąpi zwiększenie sumy wydatków w tej grupie kosztów o więcej niż 5%;
• od podmiotu otrzymującego wsparcie wymaga się informowania opinii publicznej o otrzymanym wsparciu finansowym ze środków budżetu Miasta Siemiatycze, a po zakończeniu zadania – złożenia szczegółowego sprawozdania merytorycznego i finansowego z wykonanego zadania;
• zadanie zostanie uznane za zrealizowane w przypadku, gdy oferent zrealizuje co najmniej 80% założonych w ogłoszeniu rezultatów;
• Zleceniobiorca zobowiązany jest do zapewnienia dostępności architektonicznej i informacyjno-komunikacyjnej osobom ze szczególnymi potrzebami na poziomie minimalnych wymagań, określonych w art. 6-7 ustawy z dnia z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami ( U. z 2022 r. poz. 2240);
• Zleceniobiorca zobowiązany jest do realizacji zadań zgodnie z zapisami Ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych z dnia 4 kwietnia 2019 roku. Strony internetowe, filmy oraz prezentacje zrealizowane w ramach zadania powinny być przygotowane zgodnie z „Wytycznymi dla dostępności treści internetowych 2.1 stosowane dla stron internetowych i aplikacji mobilnych w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych” (załącznik do ww. ustawy).
• W przypadku realizacji przez Zleceniobiorcę zadania z naruszeniem przepisów Ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami skutkującego nałożeniem przez organ państwowy z tego tytułu kar na Miasto Siemiatycze, Miasto Siemiatycze ma prawo obciążyć tymi kosztami Zleceniobiorcę za nieprzestrzeganie zapisów tej ustawy.
• Umowa zostanie podpisana wyłącznie po dostarczeniu przez realizatora zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty

7. Zasady przyznawania dotacji:

- Burmistrz Miasta Siemiatycze po uwzględnieniu opinii komisji konkursowej ostatecznie wybiera i zatwierdza w formie ogłoszenia wyników zadania do realizacji i publikuje na BIP, stronie miasta www.siemiatycze.eu oraz tablicy Urzędu Miasta

- Oferent może zrezygnować z realizacji zadania o czym pisemnie informuje Burmistrza Miasta Siemiatycze lub złożyć dokumentację z kosztami oraz harmonogramem adekwatnie do przyznanej kwoty dofinansowania

- organizatorzy zadania dla dzieci i młodzieży mają obowiązek zweryfikowania, czy osoby sprawujące opiekę nad uczestnikami nie figurują w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym i złożenia oświadczenia stanowiącego załącznik do umowy (w przypadku przyznania środków)

 8. Informacja o tego samego rodzaju zadaniach publicznych zrealizowanych przez Miasto Siemiatycze w latach 2023-2024 i związanych z nimi kosztami:

- w 2023 r. miasto Siemiatycze zrealizowało zadanie tego samego rodzaju i wydatkowało środki finansowe na jego realizację, przy udziale innych podmiotów uprawnionych, w wysokości 30.000 zł.

- w 2024 r. Miasto  nie zrealizowało zadania tego samego rodzaju.

9. Ocena ofert:

1. Ocena formalna polega na sprawdzeniu prawidłowości oraz kompletności oferty. Oferenci zobowiązani są do przedstawienia w ofercie ewentualnych ryzyk uniemożliwiających prawidłowe wykonanie zadania.

2. Do oceny merytorycznej ofert złożonych w ogłoszonym konkursie w terminie 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert Burmistrz powołuje Komisję Konkursową.

3. W skład Komisji Konkursowej wchodzą:

1) pracownicy Urzędu Miasta w Siemiatyczach,

2) osoby wskazane przez organizacje pozarządowe,

4. W skład Komisji nie będą powoływane osoby wskazane przez organizacje pozarządowe, które ubiegają się w danym postępowaniu konkursowym o dotację oraz pozostające z nimi w relacjach, które mogłyby wywołać podejrzenie o stronniczość lub interesowność.

5. Członkowie Komisji przed przystąpieniem do oceny składają oświadczenia o bezstronności do protokołu komisji. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na brak bezstronności członka Komisji podlega on wyłączeniu z prac Komisji.

6. Kryteria rozpatrywania ofert:

1) możliwość realizacji zadania przez oferenta

2) ocena przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego  w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania w tym:

- udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego

- wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków;

3) znaczenie zadania dla Miasta Siemiatycze

4) komplementarność z innymi działaniami

5) innowacyjność działań  i kwalifikacje osób

6) wskazanie ryzyk związanych z planowanym zadaniem

7) wielkość grupy docelowej, koszt realizacji zadania przypadający na jednego uczestnika oraz wysokość dotacji przypadającej na 1 uczestnika

8)  dotychczasowa współpraca z Miastem Siemiatycze - rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków w latach poprzednich oraz zaangażowanie w przedsięwzięcia organizowane przez miasto Siemiatycze

10. Wybór ofert

1. Ze swoich prac komisja sporządza protokół, który przedkładany jest Burmistrzowi Miasta Siemiatycze. Po zapoznaniu się z opinią komisji Burmistrz rozstrzyga konkurs i dokonuje wyboru oferty.

2. Rozstrzygnięcie konkursu podaje się do publicznej wiadomości na stronie internetowej Urzędu, w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.

11. Zawarcie umowy i przekazanie środków

1. Podmioty, których oferty zostały wybrane, przedkładają do Urzędu Miasta Siemiatycze zaktualizowany harmonogram, kosztorys wykonania zadania oraz oświadczenie potwierdzające, iż osoby sprawujące opiekę nad uczestnikami wypoczynku nie figurują w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, celem zawarcia umowy o wsparcie realizacji zadania.

2. Warunkiem przekazania dotacji jest zawarcie umowy sporządzonej według wzoru Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 2057).

3. Przekazanie środków finansowych na numer rachunku bankowego podany w umowie następuje po podpisaniu jej przez obie strony (Zleceniodawcę i Zleceniobiorcę) we wskazanym w umowie terminie.

4. Zleceniobiorca musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo księgowej i ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego zadania, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

5. Zleceniobiorca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zleceniodawcy w formie pisemnej o wszelkich zmianach dotyczących podmiotu wnioskującego (zmiana reprezentacji organizacji, siedziby, nr rachunku bankowego, itp.) lub realizowanego zadania (np. miejsca i terminu realizacji zadania) kierując wniosek do Urzędu Miasta Siemiatycze

6. Zmiany, o których mowa są wprowadzane do umowy aneksem.

7. Informacje o zmianach powinny być podpisane przez osoby upoważnione, dla których upoważnienie wynika z KRS lub innego rejestru lub ewidencji.

12. Kontrola wykonania zadania

1. Kontroli i oceny wykonania zadania i postanowień umowy dokonują upoważnieni według właściwości pracownicy Urzędu zarówno w siedzibie Zleceniobiorcy, jak i w miejscu realizacji zadania.

2. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu.

3. W trakcie czynności kontrolnych sprawdzane są:

1) stan realizacji zadania;

2) efektywność i rzetelność oraz jakość wykonania zadania;

3) prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizacje zadania;

4) prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.

13. Sprawozdawczość

1. Zleceniobiorca ma obowiązek złożenia sprawozdania z wykonania zadania w terminie 30 dni od daty zakończenia zadania.

2. Rozliczenia zadania i zwrot niewykorzystanych środków należy dokonać zgodnie ze wzorem z Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 2057) w terminie 15 dni od zakończenia realizacji, a jeżeli zadanie będzie realizowane do 31 grudnia 2024 r. w terminie do 15 stycznia 2025 r.

3. Do sprawozdania nie załącza się oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.

4. Wszystkie oryginały dokumentów powinny być wystawione na Zleceniobiorcę i zawierać trwały opis zgodnie z następującym wzorem: „Kwota w wysokości...zł została opłacona z dotacji Miasta Siemiatycze, zgodnie z umową nr...z dnia...Dotyczy pozycji nr...kosztorysu”.

5. W przypadku nieprzedłożenia sprawozdania w terminie określonym w umowie, do Zleceniobiorcy wysyłane jest wezwanie do złożenia sprawozdania w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania.

6. Niezastosowanie się do wezwania może być podstawą do rozwiązania umowy oraz zwrotu dotacji.                                                                                                  

Burmistrz Miasta Siemiatycze
Piotr Siniakowicz

W załączeniu:

wzór oferty
wzór sprawozdania